Η Παγίδα της «Μοναδικότητας»: Γιατί τα έργα μας δεν είναι τόσο ξεχωριστά όσο νομίζουμε

Στον κόσμο της διοίκησης έργων, υπάρχει μια διάχυτη τάση που οι ψυχολόγοι ονομάζουν «uniqueness bias» – η πεποίθηση ότι το δικό μας έργο είναι τόσο ιδιαίτερο που δεν μπορεί να συγκριθεί με κανένα άλλο. Αυτή η νοοτροπία, αν και συχνά μας βοηθά να προσελκύσουμε χρηματοδότηση ή πολιτική στήριξη, κρύβει σοβαρούς κινδύνους: οδηγεί σε λανθασμένες εκτιμήσεις κόστους, υποτίμηση κινδύνων και, τελικά, σε έργα που υπερβαίνουν τον προϋπολογισμό και καθυστερούν σημαντικά.

Γιατί πιστεύουμε ότι το έργο μας είναι «μοναδικό»

Η αντίληψη της μοναδικότητας ενισχύεται από το ίδιο το λεξιλόγιο της διοίκησης έργων. Ορισμοί από διεθνείς οργανισμούς, όπως το Project Management Institute, περιγράφουν τα έργα ως «μοναδικές, προσωρινές προσπάθειες». Παράλληλα, οι ομάδες έργων συχνά παρουσιάζουν τις πρωτοβουλίες τους ως ανεπανάληπτες για να κερδίσουν πολιτική βαρύτητα ή πρόσθετους πόρους.

Ωστόσο, έρευνες σε χιλιάδες έργα – από πληροφορική μέχρι υποδομές – δείχνουν ότι στην πράξη ελάχιστα έργα είναι πραγματικά μοναδικά. Σχεδόν πάντα μπορεί να βρεθεί κάποιο προηγούμενο, είτε σε άλλο κλάδο, είτε σε άλλη γεωγραφική περιοχή, που να προσφέρει πολύτιμα διδάγματα.

ΔΕΙΤΕ ΕΔΩ ΟΛΑ ΤΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΚΑΙΝΟΤΟΜΙΑ, ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗ

Το κόστος της αυταπάτης

Τα δεδομένα είναι αποκαλυπτικά: όσο περισσότερο ένας μάνατζερ θεωρεί το έργο του ξεχωριστό, τόσο αυξάνονται οι πιθανότητες υπερβάσεων κόστους. Σε έργα όπου οι υπεύθυνοι πίστευαν έντονα στη μοναδικότητα, οι υπερβάσεις ξεπερνούσαν κατά μέσο όρο το 40% του αρχικού προϋπολογισμού. Σε αρκετές περιπτώσεις μάλιστα, το κόστος ξέφυγε κατά 75% ή και περισσότερο.

Αυτό συμβαίνει γιατί η πεποίθηση της μοναδικότητας κλείνει την πόρτα στη μάθηση από άλλες περιπτώσεις. Οι υπεύθυνοι πιστεύουν ότι «δεν υπάρχει τίποτα να διδαχθούμε» και καταφεύγουν αποκλειστικά στη δική τους εμπειρία. Όμως, όπως έχει δείξει και η συμπεριφορική οικονομία, η εσωτερική οπτική (inside view) είναι συχνά παραπλανητική: υποτιμά τους κινδύνους και υπερεκτιμά τις ευκαιρίες.

Παραδείγματα από την πράξη

Ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι τα έργα υποδομής υψηλής ταχύτητας. Στην Καλιφόρνια, η ανάπτυξη σιδηροδρομικής γραμμής θεωρήθηκε «πρωτόγνωρη», επειδή δεν υπήρχε προηγούμενο στην πολιτεία. Όμως παρόμοια έργα είχαν πραγματοποιηθεί σε πολλές χώρες, προσφέροντας πλούσια δεδομένα για κόστη, χρονοδιαγράμματα και περιβαλλοντικές επιπτώσεις. Η άρνηση να χρησιμοποιηθούν αυτά τα παραδείγματα οδήγησε σε μεγάλες αποκλίσεις από τις αρχικές εκτιμήσεις.

Ακόμη και σε απλούστερα έργα, όπως η εγκατάσταση λογισμικού σε νέα χώρα, ομάδες τα αντιμετωπίζουν σαν «πρωτόγνωρα», αγνοώντας ότι έχουν γίνει δεκάδες αντίστοιχες υλοποιήσεις αλλού στον ίδιο οργανισμό. Το αποτέλεσμα είναι σπατάλη χρόνου και πόρων.

ΔΕΙΤΕ ΕΔΩ ΟΛΑ ΤΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ ΓΙΑ MANAGEMENT & LEADERSHIP

Η αξία της «εξωτερικής οπτικής»

Η λύση σε αυτή την παγίδα είναι η συστηματική υιοθέτηση της εξωτερικής οπτικής (outside view). Αυτό σημαίνει να αναζητούμε συγκρίσιμα έργα, να συλλέγουμε δεδομένα από παρελθόντα παραδείγματα και να χρησιμοποιούμε αυτά τα στοιχεία για να βελτιώσουμε τις εκτιμήσεις μας.

Υπάρχουν συγκεκριμένες μέθοδοι που ενισχύουν αυτή τη διαδικασία:

• Reference class forecasting: πρόβλεψη βάσει του πώς απέδωσαν αντίστοιχα έργα σε κόστος και χρόνο.
• Premortems: άσκηση όπου υποθέτουμε ότι το έργο απέτυχε και αναλύουμε εκ των προτέρων τους λόγους.
• Noise audits: έλεγχος της συνέπειας στις αποφάσεις, ώστε να μειωθούν οι τυχαίες αποκλίσεις.

Αυτές οι πρακτικές έχουν εφαρμοστεί με επιτυχία σε μεγάλες υποδομές, έργα πληροφορικής και στρατηγικά προγράμματα, αποδεικνύοντας ότι η «μάθηση από τους άλλους» δεν είναι πολυτέλεια αλλά αναγκαιότητα.

ΔΕΙΤΕ ΕΔΩ ΟΛΑ ΤΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ ΓΙΑ MARKETING, ΠΩΛΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗ ΠΕΛΑΤΩΝ

Η ιδέα ότι τα έργα μας είναι «μοναδικά» μπορεί να μας κολακεύει, αλλά στην πράξη υπονομεύει την επιτυχία τους. Κανένα έργο δεν είναι τόσο ξεχωριστό ώστε να μην μπορούμε να βρούμε προηγούμενα παραδείγματα. Αντί να εγκλωβιζόμαστε στην εσωτερική μας οπτική, πρέπει να υιοθετήσουμε τη συλλογική γνώση της αγοράς και της ιστορίας.

Μαθαίνοντας από τα λάθη και τις επιτυχίες άλλων, μπορούμε να περιορίσουμε τους κινδύνους, να ελέγξουμε τα κόστη και να αυξήσουμε την πιθανότητα επιτυχούς ολοκλήρωσης. Γιατί, τελικά, το πραγματικά μοναδικό έργο δεν είναι εκείνο που αγνοεί το παρελθόν, αλλά εκείνο που αξιοποιεί την εμπειρία για να χτίσει ένα καλύτερο μέλλον.