ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ

Ο μεγαλύτερος αριθμός επιχειρήσεων σήμερα χρησιμοποιεί τα έργα και τις βασικές αρχές διαχείρισης τους ως το κύριο μέσο βελτιστοποίησης της αποδοτικότητας, αύξησης της παραγωγικότητας και για σκοπούς  ευελιξίας στη διαχείριση των περιορισμών του επιχειρησιακού περιβάλλοντος. Η διαχείριση έργων (project management) αποτελεί σήμερα στρατηγική ικανότητα για τους οργανισμούς και η χρήση προτύπων διευκολύνει την επίτευξη των στρατηγικών στόχων τους. Η ανάγκη χρήσης προτύπων έχει αυξηθεί κατακόρυφα, αφού οι οργανισμοί μπορούν να χρησιμοποιούν τις βέλτιστες πρακτικές, όπως αυτές καταγράφονται στα διάφορα πρότυπα, χωρίς να χρειάζεται οι ίδιοι οι οργανισμοί να ανακαλύψουν τις διεργασίες βελτιστοποίησης των δομών, των διαδικασιών και των προτύπων εγγράφων που χρησιμοποιούν καθημερινά. Ακόμη ένας παράγοντας ο οποίος καθιστά επιτακτική την χρήση προτύπων είναι η χρήση από μέρους της Ευρωπαϊκής Ένωσης σε όλο περισσότερα προγράμματα χρηματοδότησης, δομές, διεργασίες, εργαλεία και ορισμούς των προτύπων διαχείρισης έργων.

Το πρότυπο ISO 21500:2021 με τίτλο “Καθοδήγηση για τη διαχείριση έργων” έχει δημιουργηθεί με βάση τις βέλτιστες πρακτικές (best practices) που έχουν διαμορφωθεί μέσα από χρόνια έρευνας και εμπειρίας και προσφέρει μια άρτια δομημένη προσέγγιση στη διαχείριση έργων. Η δομή του προτύπου ISO 21500:2021 συμπεριλαμβάνει όλες τις διεργασίες οι οποίες διευκολύνουν τους εμπλεκομένους (stakeholders) στην ορθολογιστική διοίκησης οποιασδήποτε μορφής έργου και υποστηρίζουν την επιτυχία των έργων αυτών. Επιπλέον, το πρότυπο αυτό καλύπτει όλες τις φάσεις ενός έργου, από τον προγραμματισμό και την έναρξη, μέχρι την εκτέλεση, την παρακολούθηση και τον έλεγχο, καθώς και το κλείσιμο του έργου. Παρέχει ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο που μπορεί να προσαρμοστεί σε κάθε τύπο έργου ανεξαρτήτως μεγέθους, τομέα ή πολυπλοκότητας.

ΣΚΟΠΟΣ ΣΕΜΙΝΑΡΙΟΥ

• Βελτιστοποίηση της διαχείρισης έργων: Το πρότυπο ISO 21500:2021 προσφέρει σαφείς οδηγίες και πρακτικές για τη διαχείριση έργων, βοηθώντας στη βελτίωση της απόδοσης, της ποιότητας και της διαφάνειας σε κάθε φάση του έργου.
• Μείωση των κινδύνων: Ενθαρρύνει τη συστηματική προσέγγιση στη διαχείριση κινδύνων, βοηθώντας στην πρόληψη και την αποτελεσματική αντιμετώπιση προβλημάτων που μπορεί να προκύψουν κατά την υλοποίηση του έργου.
• Συμμόρφωση με διεθνή πρότυπα: Η χρήση του ISO 21500:2021 διασφαλίζει ότι οι πρακτικές διαχείρισης έργων είναι σε ευθυγράμμιση με τα διεθνή πρότυπα, κάτι που είναι ιδιαίτερα σημαντικό για οργανισμούς που λειτουργούν σε πολυεθνικό επίπεδο.
• Διευκόλυνση της επικοινωνίας και της συνεργασίας: Η κοινή κατανόηση των διαδικασιών και των πρακτικών που προτείνει το πρότυπο διευκολύνει την επικοινωνία και τη συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας έργου και των ενδιαφερομένων μερών.

ΣΕ ΠΟΙΟΥΣ ΑΠΕΥΘΥΝΕΤΑΙ

Το πρόγραμμα απευθύνεται σε άτομα που σχεδιάζουν ή/και διαχειρίζονται έργα ως Διαχειριστές ή Συντονιστές Έργων και άτομα που συμμετέχουν με άλλη ιδιότητα / ρόλο η οποία τους έχει ανατεθεί στα πλαίσια υλοποίησης έργων οποιουδήποτε εύρους, χρονικής διάρκειας και άλλων χαρακτηριστικών. Το πρόγραμμα καλύπτει όλο το φάσμα εργαζομένων που απασχολούνται σε όλους τους κλάδους οικονομικής δραστηριότητας π.χ. Διευθυντές Τμημάτων, Managers, Supervisors, Εποπτικό προσωπικό όπως Ανώτερους Λειτουργούς ή Διευθυντές Ομάδων Έργων ή μέλη της ομάδας διαχείρισης έργων με υπεύθυνο ρόλο.

ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ

Πρόγραμμα Σεμιναρίου

Εισαγωγή:

• Ο Κυπριακός Οργανισμός Τυποποίησης: Ο ρόλος και η αποστολή του Εθνικού φορέα τυποποίησης.
• Ο οργανισμός ISO και ο τρόπος δημιουργίας των Προτύπων και η Ευρωπαϊκή Ένωση και πρότυπα.
• Σε τι αποσκοπεί η τυποποίηση και ο σημαντικός ρόλος των προτύπων στις επιχειρήσεις.

Εισαγωγή στο Πρότυπο ISO 21502:2020:

• Οικογένεια προτύπων ISO 21500.
• Σκοπός του προτύπου ISO 21502:2020.
• Με πιο τρόπο χρησιμοποιείται το πρότυπο ISO 21502:2020 από τις επιχειρήσεις.
• Πλεονεκτήματα από την χρήση δομημένης προσέγγισης στην διαχείριση έργων.

Θεμελιώδεις Αρχές και Βασικές Έννοιες:

• Εισαγωγή στο ISO 21502:2020
• Επισκόπηση του προτύπου
• Κύριες αλλαγές από προηγούμενα πρότυπα
• Εύρος και εφαρμοσιμότητα

Διασύνδεση του προτύπου ISO 21502:2020 με την στρατηγική:

• Πώς τα έργα συνδέονται με την επίτευξη των στρατηγικών στόχων των οργανισμών.

Εισαγωγή στις έννοιες Διαχείρισης Έργων

• Επισκόπηση διαχείρισης έργων
• Διαφορές μεταξύ έργων, προγραμμάτων και χαρτοφυλακίων
• Επίδραση του περιβάλλοντος στη διαχείριση έργων

Σημαντικοί ορισμοί της διαχείρισης έργων που περιλαμβάνει το πρότυπο ISO 21502:2020:

• Ορισμός έργου και διαχείρισης έργου.
• Έργα, Προγράμματα, Χαρτοφυλάκια.
• Τεχνικοί όροι της διαχείρισης έργων.

Επιχειρησιακοί παράγοντες που επηρεάζουν τον τρόπο διαχείρισης των έργων:

• Ενδοεπιχειρησιακοί παράγοντες που επηρεάζουν την διαχείριση έργων.
• Εξωτερικοί παράγοντες εκτός των ορίων της επιχείρησης που επηρεάζουν την διαχείριση έργων.
• Σύντομη διασύνδεση με άλλα πρότυπα

Απαιτούμενες ικανότητες ανθρώπινου δυναμικού που απασχολείται με την διοίκηση έργων στο οργανισμό:

• κές ικανότητες διαχείρισης έργων.
•  Διαπροσωπικές και επικοινωνιακές δεξιότητες («ήπιες» δεξιότητες).

Διακυβέρνηση Έργων και Ρόλοι:

• Πλαίσιο διακυβέρνησης.
• Ρόλοι: Χορηγός έργου, διαχειριστής έργου, συμβούλιο έργου και άλλοι βασικοί ρόλοι.
• Ευθύνες και εξουσία λήψης αποφάσεων.

Κύκλος Ζωής και Φάσεις Έργου:

• Επισκόπηση κύκλου ζωής έργου.
• Ορισμοί φάσεων και σημεία λήψης αποφάσεων.
• Σχέση μεταξύ φάσεων, πυλών και ορόσημων.

Μελέτη περίπτωσης - Συζήτηση: Ανάγνωση μελέτης περίπτωσης και προσδιορισμός των απαραίτητων διεργασιών για την διαχείριση του έργου.

• Ανασκόπηση των σημαντικότερος σημείων.

Εφαρμογή μελέτης περίπτωσης:

Δραστηριότητες πριν την Έναρξη του Έργου (1 ώρα)

• Ταυτοποίηση αναγκών και ευκαιριών
• Δικαιολόγηση έργων μέσω επιχειρηματικών μελετών

Μελέτη Περίπτωσης: Επιχειρησιακά έγγραφα (Business Case)

Σχεδιασμός και Έναρξη Έργου:

• Κινητοποίηση ομάδας έργου.
• Αιτιολόγηση έργου.
• Αρχική περιγραφή περιορισμών και άλλων χαρακτηριστικών του έργου.

Εμπλεκόμενοι/ενδιαφερόμενοι στα έργα:

• Αναγνώριση Εμπλεκομένων.

Μελέτη Περίπτωσης: Ομαδική εργασία (σε ζεύγη) Δημιουργία καταλόγου εμπλεκομένων και ανάλυση εμπλεκομένων.

Εύρος έργου:

• Προσδιορισμός Εύρους (του έργου).
• Δημιουργία Ανάλυσης Δομής Εργασίας).
• Διαχείριση (Έλεγχος) Εύρους.

Μελέτη Περίπτωσης: Ομαδική εργασία - Δημιουργία Ανάλυσης δομής εργασιών του έργου.

Χρόνος/Χρονοδιάγραμμα:

• Πως αναπτύσσεται το χρονοδιάγραμμα ενός έργου.
• Προσδιορισμός και διασύνδεση Δραστηριοτήτων.
• Ανάλυση Χρονοδιαγράμματος.
• Πόροι έργου.

Άσκηση δημιουργίας χρονοδιαγράμματος έργου.

Δημιουργία Ομάδας Έργου:

• Εκτίμηση Πόρων.
• Ανάπτυξη Ομάδας Έργου.

Κόστος:

• Πως αναπτύσσεται ο προϋπολογισμός ενός έργου.
• Ανάπτυξη προϋπολογισμού.

Ρίσκα:

• Αναγνώριση Ρίσκων.
• Εκτίμηση Ρίσκων.

Άλλες γενικές πληροφορίες για σημαντικές γνωστικές περιοχές της διαχείρισης έργων:

• Επικοινωνία.
• Διαχείριση ποιότητας.

Επανάληψη σημαντικών σημείων του προγράμματος.

Συζήτηση. Ερωτήσεις – Απαντήσεις. Ολοκλήρωση προγράμματος.

Ανάλυση απόδοσης έργου:

• Αναγνώριση αποκλίσεων έργου.
• Απόδοση έργου.
• Προβλέψεις.

Ανασκόπηση των σημαντικότερων σημείων του προγράμματος.