Όταν «Δεν Προλαβαίνουμε»...... Τι Κάνουμε;

Το ημερολόγιο είναι γεμάτο, οι προθεσμίες πλησιάζουν και κάθε νέο αίτημα χαρακτηρίζεται «επείγον». Ο προϊστάμενος βλέπει την ομάδα του να πιέζεται και αρχίζει να αναλαμβάνει ο ίδιος τις εκκρεμότητες. Για λίγες ημέρες αυτό μπορεί να βοηθήσει. Σύντομα, όμως, οι αποφάσεις καθυστερούν, οι εργαζόμενοι περιμένουν οδηγίες και η πίεση επιστρέφει. Η αποτελεσματική αντιμετώπιση αρχίζει με μια διάγνωση: υπάρχει πράγματι περισσότερη δουλειά από όση μπορεί να γίνει ή η εργασία δυσκολεύει για άλλους λόγους;

Ο Φόρτος Είναι Μόνο ένα Μέρος της Εικόνας

Μια πρόσφατη μετα-ανάλυση των ερευνητριών Gargi Sawhney και Mallory McCord συγκέντρωσε στοιχεία από 515 μελέτες για τρεις διαφορετικές πηγές εργασιακής πίεσης: υπερφόρτωση, ασάφεια ρόλου και σύγκρουση ρόλων. Η διάκριση έχει πρακτική σημασία. Αν κάποιος δεν γνωρίζει ποιος εγκρίνει μια απόφαση, τι θεωρείται ολοκληρωμένο έργο ή ποια από δύο αντικρουόμενες οδηγίες υπερισχύει, η εκπαίδευση στη διαχείριση χρόνου δεν θα λύσει το βασικό πρόβλημα.

Ένας προϊστάμενος μπορεί να ξεκινήσει ρωτώντας την ομάδα: Ποιες εργασίες καταλαμβάνουν τον περισσότερο χρόνο; Πού περιμένετε αποφάσεις; Ποια αιτήματα συγκρούονται; Ποιες προθεσμίες έχουν συμφωνηθεί και ποιες απλώς θεωρούνται δεδομένες; Οι απαντήσεις δείχνουν αν χρειάζονται περισσότεροι πόροι, σαφέστερες αρμοδιότητες ή επαναδιαπραγμάτευση των στόχων.

ΔΕΙΤΕ ΕΔΩ ΟΛΑ ΤΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ ΓΙΑ ΔΙΚΗΓΟΡΟΥΣ ΚΑΙ ΝΟΜΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ

Αφαιρέστε Εργασία Πριν την Αναδιανείμετε

Όταν η δυναμικότητα δεν επαρκεί, η μεταφορά εργασιών από έναν εξαντλημένο εργαζόμενο σε έναν άλλον προσφέρει προσωρινή ανακούφιση. Χρειάζεται πρώτα να εξεταστεί ποιες δραστηριότητες μπορούν να σταματήσουν, να απλοποιηθούν ή να μετατεθούν. Μια εβδομαδιαία αναφορά που δεν χρησιμοποιείται, μια διπλή έγκριση ή μια συνάντηση χωρίς απόφαση αποτελούν υποψήφιες επιλογές.

Η διοίκηση οφείλει επίσης να δηλώσει τις συνέπειες κάθε νέας προτεραιότητας. Αν ένα έργο πρέπει να ολοκληρωθεί νωρίτερα, ποιο άλλο θα καθυστερήσει; Αν όλες οι προθεσμίες παραμένουν αμετάβλητες, η ομάδα λαμβάνει στην ουσία εντολή να δουλέψει περισσότερο χωρίς να έχει αποφασιστεί αν αυτό είναι εφικτό.

ΔΕΙΤΕ ΕΔΩ ΟΛΑ ΤΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ ΓΙΑ MARKETING, ΠΩΛΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗ ΠΕΛΑΤΩΝ

Μοιράστε και την Εξουσία της Απόφασης

Συχνά ο προϊστάμενος γίνεται το σημείο όπου συσσωρεύονται όλες οι εκκρεμότητες. Οι εργαζόμενοι μπορούν να αναλάβουν μια εργασία, αλλά περιμένουν τη δική του κρίση για κάθε εξαίρεση. Χρήσιμη λύση είναι να εξηγήσει τα κριτήρια με τα οποία αποφασίζει: ποια αιτήματα προηγούνται, ποιο επίπεδο ποιότητας απαιτείται, ποια ζητήματα χρειάζονται έγκριση και πότε η ομάδα μπορεί να ενεργήσει αυτόνομα.

Αυτό δεν σημαίνει εγκατάλειψη της εποπτείας. Σημαίνει σαφή όρια, συμφωνημένα σημεία ελέγχου και δυνατότητα έγκαιρης κλιμάκωσης. Σε περιόδους πίεσης, η τεχνολογία και η AI μπορούν να βοηθήσουν με επαναλαμβανόμενες εργασίες, αλλά μια νέα εφαρμογή χρειάζεται αξιολόγηση: εξοικονομεί πραγματικά χρόνο ή δημιουργεί πρόσθετη δουλειά ελέγχου και διόρθωσης;

Η Πρόληψη Είναι Ζήτημα Οργάνωσης

Ο Ευρωπαϊκός Οργανισμός για την Ασφάλεια και την Υγεία στην Εργασία κατατάσσει τόσο τον υπερβολικό φόρτο όσο και τις αντικρουόμενες απαιτήσεις και την έλλειψη σαφήνειας ρόλων στους ψυχοκοινωνικούς κινδύνους. Επισημαίνει ότι η αντιμετώπισή τους χρειάζεται οργανωμένη προσέγγιση και συμμετοχή των εργαζομένων στον εντοπισμό των προβλημάτων.

Το ζητούμενο αφορά μαζί την υγεία των ανθρώπων, την ποιότητα υπηρεσιών και την αξιοπιστία των επιχειρήσεων. Οι διευθυντές και οι επαγγελματίες HR χρειάζονται δεξιότητες σχεδιασμού εργασίας, ανάθεσης, επικοινωνίας και αξιολόγησης ψυχοκοινωνικών κινδύνων. Όταν μια ομάδα δηλώνει ότι «δεν προλαβαίνει», το πιο χρήσιμο πρώτο βήμα είναι να εξεταστεί τι ακριβώς την εμποδίζει να προχωρήσει.