Delegation: Γιατί οι Ηγέτες Δυσκολεύονται να Αφήσουν τα Παλιότερα τους Καθήκοντα

Η κάλυψη μιας κενής θέσης από έναν προϊστάμενο είναι συχνά απαραίτητη για να συνεχιστεί ομαλά η λειτουργία της επιχείρησης. Όταν, όμως, προσληφθεί ο κατάλληλος επαγγελματίας, ο προσωρινός τρόπος εργασίας πρέπει να τερματιστεί. Διαφορετικά, ο οργανισμός καταλήγει να πληρώνει για έναν νέο ρόλο, ενώ η εξουσία, οι αποφάσεις και μεγάλο μέρος της εργασίας παραμένουν στον προηγούμενο κάτοχό τους.

Η δυσκολία δεν είναι μόνο πρακτική. Έπειτα από μήνες αυξημένου ελέγχου, ο ηγέτης μπορεί να έχει συνηθίσει να συμμετέχει σε κάθε σύσκεψη, να εγκρίνει λεπτομέρειες και να απαντά σε ερωτήματα που πλέον ανήκουν σε άλλον. Η επιστροφή στον κανονικό του ρόλο απαιτεί συνειδητή αλλαγή συμπεριφοράς και όχι απλώς μια ανακοίνωση ανάθεσης καθηκόντων.

Η Παγίδα της Προσωρινής Υπερευθύνης

Όταν μια έκτακτη κατάσταση διαρκεί αρκετά, μετατρέπεται σε οργανωτική συνήθεια. Το ημερολόγιο γεμίζει με συναντήσεις, οι εργαζόμενοι συνεχίζουν να απευθύνονται στον ίδιο προϊστάμενο και οι αποφάσεις ακολουθούν την παλαιά διαδρομή. Ο νεοπροσληφθείς εμφανίζεται έτσι ως υπεύθυνος μόνο στον τίτλο, χωρίς πραγματική αρμοδιότητα.

Αυτό δημιουργεί ασάφεια για ολόκληρη την ομάδα. Οι εργαζόμενοι δεν γνωρίζουν ποιος αποφασίζει, ο νέος επικεφαλής δυσκολεύεται να εδραιώσει αξιοπιστία και ο ανώτερος διευθυντής παραμένει εγκλωβισμένος σε λειτουργικές υποχρεώσεις. Τα πρότυπα διαχείρισης εργασιακού άγχους της βρετανικής Health and Safety Executive αναγνωρίζουν τον φόρτο, τον έλεγχο, τη σαφήνεια ρόλων και τη διαχείριση αλλαγών ως κρίσιμους παράγοντες υγιούς εργασιακού σχεδιασμού.

ΔΕΙΤΕ ΕΔΩ ΟΛΑ ΤΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ ΓΙΑ MANAGEMENT & LEADERSHIP

Η Ανάθεση Αρχίζει από το Ημερολόγιο

Το πρώτο βήμα είναι η επανεξέταση κάθε τακτικής συνάντησης. Η ερώτηση δεν πρέπει να είναι εάν ο διευθυντής μπορεί να συνεισφέρει, αλλά εάν η παρουσία του είναι πραγματικά αναγκαία. Όπου ο νέος εργαζόμενος έχει πλέον την ευθύνη, πρέπει να αναδειχθεί και ως το βασικό σημείο επικοινωνίας.

Η αποχώρηση μπορεί να γίνει σταδιακά. Για περιορισμένο διάστημα πραγματοποιούνται κοινές συναντήσεις, μεταφέρονται οι επαφές και διευκρινίζονται οι εκκρεμότητες. Ακολούθως, ο προηγούμενος υπεύθυνος παραμένει μόνο στις συναντήσεις στρατηγικής εποπτείας ή στις αποφάσεις που υπερβαίνουν τα συμφωνημένα όρια εξουσιοδότησης. Η αλλαγή χρειάζεται να γνωστοποιηθεί καθαρά προς τους συνεργάτες και τα ενδιαφερόμενα μέρη. Χωρίς αυτή την ενημέρωση, οι παλιές γραμμές επικοινωνίας θα συνεχίσουν να λειτουργούν από συνήθεια.

Καθήκοντα, Αποφάσεις και Εξουσία Πρέπει να Μεταφερθούν Μαζί

Η αποτελεσματική ανάθεση δεν σημαίνει απλώς μεταφορά μιας λίστας εργασιών. Ο νέος κάτοχος του ρόλου χρειάζεται πληροφορίες, πρόσβαση σε συστήματα, πόρους και σαφή δικαιώματα λήψης αποφάσεων. Πρέπει επίσης να γνωρίζει ποια αποτελέσματα αναμένονται, ποιοι περιορισμοί ισχύουν και πότε απαιτείται κλιμάκωση του ζητήματος.

Ένα πρακτικό πλάνο παράδοσης μπορεί να περιλαμβάνει τις συνεχιζόμενες εργασίες, τις κρίσιμες προθεσμίες, τους βασικούς συνεργάτες και τα όρια εγκρίσεων. Εξίσου χρήσιμο είναι ένα σύντομο πρόγραμμα ελέγχων στις πρώτες εβδομάδες, ώστε η υποστήριξη να παρέχεται χωρίς να εξελίσσεται σε μικροδιαχείριση.

Η Gallup επισημαίνει ότι η μικροδιαχείριση περιορίζει την αυτονομία, τη δημιουργικότητα και την αίσθηση ιδιοκτησίας. Επομένως, η πρόσληψη ικανών ανθρώπων έχει μικρή αξία εάν δεν τους δοθεί χώρος να αξιοποιήσουν την κρίση και την εμπειρία τους.

ΔΕΙΤΕ ΕΔΩ ΟΛΑ ΤΑ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ ΓΙΑ ΔΙΚΗΓΟΡΟΥΣ ΚΑΙ ΝΟΜΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ

Η Διαφορετική Προσέγγιση δεν Σημαίνει Χαμηλότερη Ποιότητα

Ένας συνηθισμένος λόγος επιστροφής του προϊσταμένου στις παλιές εργασίες είναι ότι ο νέος συνεργάτης δεν τις εκτελεί με τον ίδιο ακριβώς τρόπο. Χρειάζεται, όμως, να διαχωρίζονται τα πραγματικά πρότυπα ποιότητας από τις προσωπικές προτιμήσεις.

Όταν υπάρχουν ουσιαστικά κενά, η λύση δεν είναι η ανάκτηση του ελέγχου, αλλά η ενίσχυση του συστήματος: σαφέστερες προδιαγραφές, ενδιάμεσες προθεσμίες, πρότυπα εγγράφων, έλεγχοι πριν από κρίσιμες παρουσιάσεις και στοχευμένη καθοδήγηση. Η ανάθεση απαιτεί ανοχή στη μαθησιακή περίοδο, χωρίς να καταργεί τη λογοδοσία.

Ο Χρόνος που Ελευθερώνεται Χρειάζεται Σκοπό

Εάν ο νέος διαθέσιμος χρόνος δεν δεσμευτεί για συγκεκριμένες προτεραιότητες, θα γεμίσει ξανά με ηλεκτρονικά μηνύματα και συναντήσεις χαμηλής αξίας. Ο ηγέτης χρειάζεται να επιστρέψει στα καθήκοντα για τα οποία πραγματικά απαιτείται η δική του θέση: στρατηγική κατεύθυνση, ανάπτυξη ανθρώπων, διαχείριση ενδιαφερόμενων μερών και προετοιμασία μελλοντικών αποφάσεων.

Στη σύγχρονη επαγγελματική αγορά, η ηγετική ικανότητα δεν μετριέται από τον αριθμό των εργασιών που διατηρεί κάποιος, αλλά από την ικανότητά του να δημιουργεί αποτελεσματικές και αυτόνομες ομάδες. Η ξεκούραση αποτελεί επίσης μέρος αυτής της μετάβασης. Ο Παγκόσμιος Οργανισμός Υγείας περιγράφει την επαγγελματική εξουθένωση ως αποτέλεσμα χρόνιου εργασιακού στρες που δεν έχει αντιμετωπιστεί αποτελεσματικά.

Το πραγματικό όφελος μιας νέας πρόσληψης εμφανίζεται όταν ο εργαζόμενος αποκτήσει ουσιαστική ευθύνη και ο ηγέτης επιστρέψει στις στρατηγικές του προτεραιότητες. Το να αφήνει κάποιος τον έλεγχο δεν αποτελεί απώλεια ισχύος. Αποτελεί απόδειξη οργανωτικής ωριμότητας.